Los presupuestos que realmente funcionan vienen de tus actividades
Durante años vi cómo las empresas copiaban cifras del año anterior y esperaban milagros. El problema no era el formato de Excel — era que nadie preguntaba qué actividades específicas generarían esos números.
Aquí trabajamos diferente. Descomponemos cada euro hasta encontrar la actividad concreta que lo justifica. Suena laborioso al principio, pero después de tres meses usando este método, mis clientes me dicen que por fin entienden dónde va su dinero.
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Tres principios que cambian cómo presupuestas
No son teorías complicadas. Son observaciones que hice después de revisar más de doscientos presupuestos fallidos entre 2020 y 2024.
Actividades antes que departamentos
Un departamento de marketing puede gastar 50.000 euros de formas completamente distintas. Pero si hablas de "campaña de captación digital" o "eventos presenciales", empiezas a ver patrones reales de coste.
Costes inductores medibles
Cada actividad tiene algo que puedes contar: horas de consultoría, metros cuadrados alquilados, llamadas procesadas. Cuando conectas el coste con ese inductor, los números dejan de ser abstracciones.
Revisión trimestral obligatoria
Los planes cambian. Las prioridades también. Un presupuesto fijo durante doce meses es una ficción cómoda. Revisamos cada tres meses porque así detectamos desvíos cuando todavía podemos reaccionar.
Casos que me enseñaron más que cualquier manual
Estos ejemplos vienen de empresas reales con las que trabajé en 2024. Cambié algunos detalles por confidencialidad, pero los números y los problemas son auténticos.
Distribuidora que gastaba sin saber por qué
Llegaron con un presupuesto que decía "logística: 180.000 euros anuales". Cuando desglosamos por actividad (recepción, almacenaje, picking, expedición), descubrieron que el picking consumía el 47% pero solo representaba el 28% del volumen procesado. Rediseñaron el flujo y ahorraron 23.000 euros en seis meses.
Consultora que facturaba pero no ganaba
Facturaban 400.000 euros al año pero apenas veían beneficio. El problema estaba oculto en las actividades: dedicaban 35% del tiempo a propuestas comerciales que no cerraban. Redujeron ese porcentaje al 18% y su margen subió del 12% al 21% sin cambiar tarifas.
Cómo construimos un presupuesto desde cero
Este proceso lo repetimos con cada cliente. Toma entre seis y diez semanas dependiendo del tamaño de la empresa y la calidad de sus datos iniciales.
Mapeo completo de actividades
Hacemos entrevistas con cada área para entender qué hace realmente la gente cada día. No queremos organigramas — queremos saber a qué dedican las horas y qué recursos consumen.
Identificación de inductores de coste
Para cada actividad buscamos la variable que mejor explica su coste. A veces es obvio (horas de trabajo), otras veces hay que excavar más (número de proveedores gestionados, complejidad de producto).
Asignación de recursos y construcción
Conectamos cada euro del presupuesto con una actividad y su inductor. Aquí es donde muchos clientes se sorprenden: descubren actividades que pensaban que costaban poco y resulta que devoran recursos.
Implementación con revisiones trimestrales
El presupuesto arranca en enero, pero nos reunimos en marzo, junio y septiembre para comparar real contra previsto. No es burocracia — es la forma de mantener el presupuesto vivo y útil.
Qué dicen quienes ya pasaron por aquí
Estas opiniones vienen de directores financieros y gerentes que hicieron el programa entre septiembre de 2024 y febrero de 2025.
Ignasi Ventura
Director Financiero, Sector Industrial
Lo que más me ayudó fue ver cómo actividades que parecían pequeñas acumulaban costes enormes cuando las sumabas durante doce meses. Ahora tengo conversaciones completamente distintas con producción y comercial.
Bernat Ollé
Gerente, Empresa Servicios
Antes presentaba presupuestos que nadie entendía. Ahora cada línea cuenta una historia sobre qué hacemos y por qué cuesta lo que cuesta. Las reuniones de seguimiento son más cortas y productivas.
Próxima convocatoria: Septiembre 2025
Hacemos dos ediciones anuales con grupos reducidos de doce participantes máximo. La siguiente arranca en septiembre y termina en diciembre con tres meses de seguimiento incluidos.
Inicio: Primera semana de septiembre 2025
Formato: 8 sesiones presenciales + 3 revisiones online
Ubicación: Barcelona (Badalona)
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